Les documents (par exemple, les copies, les copies ou les imprimés) ne sont officiellement certifiés que si l’original a été créé par une autorité ou s’il doit être soumis à une autorité.

Les documents ne peuvent pas être officiellement certifiés si:

• la compétence exclusive d’une autre autorité est donnée (par exemple, certificats de naissance, de mariage ou de décès - uniquement du bureau de l’état civil; extraits certifiés du cadastre immobilier - uniquement du bureau du cadastre)
• il est raisonnable de supposer que le contenu original du document dont la photocopie, la copie ou l’impression doit être certifiée conforme a été modifié, notamment si ce document contient des lacunes, des biffés, des insertions, des amendements, des mots, des chiffres ou des signes illisibles, des traces de suppression de mots, de chiffres et de signes ou si la connexion d’un document composé de plusieurs feuilles est rompue,
• au lieu d’une certification officielle, une certification publique est requise (la certification publique relève de la responsabilité des notaires et des tribunaux et ne peut être remplacée par une certification officielle),
• le document n’est pas rédigé en allemand et le demandeur refuse de fournir une traduction officielle.
• Il s’agit d’impressions de documents électroniques non signés (par exemple, des certificats d’exmatriculation).

Les certifications de documents sont généralement traitées immédiatement.