Facturation électronique via les plateformes de facturation électronique de la Confédération
description
Si votre entreprise fournit des services aux pouvoirs adjudicateurs, vous devrez soumettre vos factures par voie électronique via les plateformes de facturation électronique. Ceci s’applique aux factures adressées aux pouvoirs adjudicateurs suivants:
- Toutes les institutions de l’administration fédérale directe
- Institutions de l’administration fédérale indirecte
- les bénéficiaires de subventions (organismes extérieurs à l’administration fédérale qui reçoivent des prestations fédérales, par exemple certains musées);
- Länder coopérants: Berlin, Brandebourg, Thuringe, Mecklembourg-Poméranie occidentale et Saxe (à partir de juin 2021)
Vous pouvez utiliser les canaux de transmission suivants pour soumettre la facture électronique :
- Capture Web,
- Télécharger
- E-mail et
- Peppol
L’exactitude et l’exhaustivité formelles de vos factures sont automatiquement vérifiées. Par la suite, ils sont mis à la disposition du destinataire de la facture publique sur la base de l’ID de routage (adressage spécifique à l’autorité). Vous recevrez l’identifiant Leitweg de votre client, il doit être indiqué dans la facture électronique.
Vous pouvez vérifier l’état de votre facture électronique à tout moment via votre compte d’accès. Pour que vous puissiez soumettre vos factures par voie électronique, elles doivent répondre à certaines exigences :
- être lisible par machine, et
- être dans un format électronique structuré (PDF ou fichier image n’est pas suffisant).
Depuis le 27.11.2020, vous êtes tenu d’émettre vos factures par voie électronique lorsque vous fournissez des services à l’administration publique au niveau fédéral.
Les seules exceptions à cette règle sont les factures qui
- après exécution d’une commande directe jusqu’à un montant net de 1.000 euros,
- Données de facturation, questions relatives au service extérieur, autres achats à l’étranger ou
- doivent être prononcées dans le cadre d’une procédure de prêt d’organes contre des restrictions de concurrence.
Veuillez noter qu’en tant qu’émetteur de factures, vous devez archiver les factures électroniques sous forme numérique et à l’épreuve des audits pendant 10 ans.
L’obligation d’accepter et de traiter les factures électroniques est entrée en vigueur pour les Länder le 18.04.2020 (si nécessaire au préalable conformément à l’ordonnance sur la facturation électronique correspondante au niveau des États).
- Ils fournissent des services pour:
- les institutions de l’administration fédérale,
- bénéficiaires ou
- États fédéraux coopérants
- La facture électronique doit être disponible dans un format électronique structuré (XML) qui permet un traitement automatique et électronique (un document PDF ou un fichier image ne suffit pas).
- La facture doit répondre aux exigences suivantes :
- Norme CEN « Facturation électronique »
- Exigences de l’ordonnance fédérale sur la facturation électronique et
- Exigences des conditions d’utilisation respectives de la plate-forme de réception de factures utilisée
- Les expéditeurs de factures doivent s’inscrire auprès de la plate-forme de réception de facture électronique correspondante pour la facturation.
Documents justificatifs de factures
• Essentiellement gratuit
• Toutefois, si vous chargez un fournisseur de services d’envoyer des factures, vous pouvez encourir des frais pour ce fournisseur de services.
Les délais de facturation convenus avec votre client s’appliquent.
Il faut généralement quelques secondes pour recevoir, vérifier formellement et fournir une facture électronique à l’autorité adressée.
Le traitement et la vérification technique dépendent du destinataire de la facture.
Formulaires: aucun
Procédure en ligne possible: oui
Forme écrite requise: oui
Apparence personnelle requise: non
- Plateforme centrale de réception des factures (ZRE) des autorités de l’administration fédérale directe
- Accès en ligne à la plate-forme de réception de factures conforme à la loi (OZG-RE) des autorités de l’administration fédérale indirecte et des États fédéraux coopérants
- Deutsche Bahn
- Assurance sociale pour l’agriculture, la sylviculture et l’horticulture (SVLFG)
- Techniker Krankenkasse (TK)
- Fondation de la Maison du chancelier fédéral Adenauer
- DFS (contrôle du trafic aérien allemand)
remarque: Envoyez un courriel à : RG-Eingang_X-RG@dfs.de
- Centre Helmholtz de recherche sur les infections
- DEG - Deutsche Investitions- und Entwicklungsgesellschaft mbH
- Réseau de portails communs pour les associations d’assurance responsabilité civile des employeurs et les compagnies d’assurance accidents
remarque: 1. DGUV Assurance sociale allemande contre les accidents 2. BG RCI Association d’assurance responsabilité civile des employeurs pour les matières premières et l’industrie chimique 3. BGHM Employers' Liability Insurance Association for Wood and Metal (Association d’assurance responsabilité civile des employeurs BGHM pour le bois et le métal) 4. BG ETEM Association d’assurance responsabilité civile des employeurs pour les produits énergétiques, textiles, électriques et médiatiques 5. BG BAU Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft 6. BGN Employers' Liability Insurance Association for Food and Hospitality (Association d’assurance responsabilité civile des employeurs BGN pour l’alimentation et l’hôtellerie) 7. BGHW Employers' Liability Insurance Association for Trade and Logistics (Association d’assurance responsabilité civile des employeurs de BGHW pour le commerce et la logistique) 8. BG Verkehr Berufsgenossenschaft Verkehrswirtschaft, Post-Logistik, Telekommunikation 9. VBG Verwaltungs-Berufsgenossenschaft 10e BGW Employers' Liability Insurance Association for Health Services and Welfare (Association d’assurance responsabilité civile des employeurs BGW pour les services de santé et le bien-être) 11. UVB Assurance accident Fédéral et Chemin de fer 12. Fonds de sécurité sociale des artistes KSK 13. Royaume-Uni Brême Unfallkasse Freie Hansestadt Brême 14. Royaume-Uni NRW Unfallkasse Nordrhein-Westfalen 15. UKH Unfallkasse Hessen 16. Royaume-Uni BERLIN Unfallkasse Berlin 17. UKBB Unfallkasse Brandenburg 18. UKT Unfallkasse Thüringen 19. KUVB Assurance Accidents Communale Bavière 20. BAYERLUK Bayerische Landesunfallkasse 21st HFUK Nord Hanseatic Fire Brigade Accident Fund North 22. FUK Mitte Feuerwehr-Unfallkasse Mitte 23e caisse d’assurance accident des pompiers du Brandebourg
- GIZ- Gesellschaft für internationale Zusammenarbeit
- KBV Association nationale des médecins de l’assurance maladie légale
Vous pouvez utiliser vos factures électroniques pour :
- envoyer par e-mail,
- télécharger directement,
- créer manuellement via Web Capture ou
- au moyen de Peppol.
Peppol eDelivery Network est un réseau européen de transport pour l’échange de documents avec l’administration publique (Pan-European Public Procurement OnLine). Dans tous les cas, vous devez d’abord vous inscrire auprès de la plate-forme de réception de facture électronique correspondante.
- Pour les factures adressées aux autorités de l’administration fédérale directe, la plate-forme centrale de réception des factures (ZRE) est disponible.
- Pour les factures adressées aux autorités de l’administration fédérale indirecte et des États fédéraux coopérants, la plate-forme de réception de factures conforme à la loi sur l’accès en ligne (OZG-RE) est disponible.
Lors de votre inscription, vous devez saisir les données suivantes :
- Prénom et nom
- Mot de passe
- Adresse e-mail
Si vous souhaitez soumettre vos factures via les plateformes de réception de factures électroniques :
- Appelez le lien de la plate-forme de réception de facture électronique respective.
- Inscrivez-vous et connectez-vous.
- Utilisez l’administration des utilisateurs pour sélectionner un canal de transmission optimal pour vos factures électroniques.
- Entrez toujours l’ID de routage que vous avez reçu de votre client.
- L’exactitude et l’exhaustivité formelles de votre facture sont automatiquement vérifiées par la plate-forme de réception de facture électronique correspondante.
- Par la suite, votre facture électronique vérifiée sera mise à la disposition du destinataire de la facture en fonction de l’ID d’acheminement qui lui a été attribué.
- Votre facture est réputée avoir été livrée au destinataire de la facture lorsqu’elle a été reçue par la plate-forme de réception de facture électronique respective.
Les formats suivants sont autorisés pour les pièces jointes qui justifient des factures :
- Documents PDF
- Images (PNG, JPG, JPEG)
- Fichiers texte (CSV)
- Feuilles de calcul Excel (XLSX)
- Feuilles de calcul OpenDocument (ODS)
- XML lors de l’utilisation de l’extension
Si vous créez votre facture manuellement via les plateformes de réception de factures électroniques, vous pouvez joindre un maximum de 200 pièces justificatives de facture (maximum 15 Mo au total).
Une norme pour la facturation électronique est la norme XRechnung. La norme a été publiée par le Bureau de coordination des normes informatiques (KoSIT). En outre, KoSIT coordonne le développement ultérieur du XRechnung avec la participation d’experts des gouvernements fédéral, étatiques et locaux. XRechnung est une spécification (« Core Invoice Usage Specification », CIUS en abrégé) de la norme européenne pour la facturation électronique et n’entre pas en concurrence avec la norme européenne.
Ministère fédéral de l’intérieur, de la construction et de la communauté
30.09.2021
Le texte a été traduit automatiquement sur la base du contenu allemand.
Le texte a été automatiquement traduit en fonction du contenu allemand.
