Les cartes d'entreprise sont délivrées ou envoyées aux entrepreneurs ou aux personnes appelées à les représenter conformément à la loi, aux statuts ou au contrat de société.
Les entrepreneurs veillent à l'utilisation correcte des cartes. En outre, ils doivent veiller à ce que la carte d'entreprise soit introduite dans le tachygraphe au début et à la fin de l'utilisation du véhicule pour l'entreprise, afin d'attribuer l'utilisation du véhicule à l'entreprise.
Les entrepreneurs sont responsables de l'enregistrement régulier des données lues dans les tachygraphes et doivent les remettre aux autorités ou à leurs mandataires à leur demande.
La demande doit être faite en personne ou en ligne par l'entrepreneur ou par une personne autorisée à le représenter ou à le faire.
Les cartes d'entreprise sont délivrées de manière impersonnelle au nom de l'entreprise et sont en principe envoyées directement à l'entreprise.

La date de fin de validité de la carte d'entreprise à remplacer (carte de remplacement) correspond à la date de fin de validité de la carte d'entreprise précédente, si la durée restante est supérieure à 185 jours civils.
En cas de vol de la carte d'entreprise, une preuve de dépôt de plainte (déclaration de vol de la police) doit être fournie à l'organisme compétent lors du dépôt de la demande. Sur demande, l'organisme compétent peut exiger une déclaration sous serment.
Si la durée restante de la carte est inférieure à 6 mois, la carte est renouvelée.
Avec la délivrance de la carte de remplacement, la carte remplacée perd sa validité.
Une carte retrouvée doit être restituée à l'autorité ou à l'organisme qui l'a délivrée.